Membuat Karyawan Menjadi Agent of Change

Mengubah mindset karyawan yang awalnya sebagian besar hanya menjadi pelaksana (doer) dan mulai berubah menjadi agen perubahan (agent of change), yang awalnya hanya bisa mengeluh, kemudian berubah menjadi pemrakarsa adalah impian dan harapan sebagain besar pimpinan dan pemilik perusahaan.

Lantas bagaimana caranya merubah karyawan menjadi agent of change?

Saya rangkum dalam beberapa langkah best practice sesuai pengalaman saya berikut :

Menyatukan Persepsi

Pimpinan dan jajaran top management menyatukan persepsi bahwa program agent of change ini akan dijalankan, kenapa penting karena mereka adalah pemegang wewenang, decision maker, yang nanti juga akan menjadi coach dan mentor karyawan, jadi kesamaan persepsi di level mereka sangat penting. Selain itu penting untuk menyamakan persepsi adalah agar tujuan membuat agent of change ini selaras terutama ketika banyak bagian di dalam suatu Organisasi/ Perusahaan dan juga identifikasi permasalahan yang akan muncul kemudian.

Merumuskan Harapan

Setelah manajemen sudah satu persepsi, selanjutnya mereka merumuskan harapan yang diinginkannya, yaitu ingin mengapresiasi karyawan yang telah loyal dalam bekerja, ingin merasakan suka duka sebagai karyawan dan ingin membawa perbaikan yang akan memajukan perusahaan secara bersama, menetapkan tantangan bisnis/ target, membangun keahlian, membuat prioritas masalah.

Mengkomunikasikan ke Karyawan

Harapan yang telah disusun tadi dikomunikasikan ke semua internal karyawan, baik melalui edaran surat atau media komunikasi lainnya sebagai bentuk apresiasi terhadap tim, menyemangati semua karyawan dalam perusahaan sekaligus sebagai pendorong langkah perbaikannya. Perihal komunikasi ini sering juga diremehkan di beberapa perusahaan karena merasa kurang etis atau confidential, dalam konteks ini justru komunikasi ini penting supaya karyawan juga memahami harus apa, dan bagaimana sehingga permasalahan yang ada atau sedang terjadi, ide dan harapan dari mereka juga akan muncul dan hal inilah yang harus segera ditampung oleh management sebagai langkah awal membuat karyawan sebagai “agent of change”.

Brainstorming

Management membentuk beberapa tim pemecah masalah yang akan di fasilitasi oleh “fasilitator”. Fasilitator akan brainstorm ide-ide yang muncul dari karyawan dengan cara menyajikan teknik penyusunan prioritas ide hal ini untuk mempertimbangkan seberapa sulit atau mudahnya sebuah ide dapat diimplementasikan, apakah perusahaan akan mendapatkan hasil yang tinggi atau rendah.

Mengkategorikan Ide

Setelah brainstorm maka ide-ide tadi dikategorikan untuk melihat dan menyusun prioritas, jadi tidak ada ide yang jelek hanya by prioritas saja berikut :

• kategori pertama adalah ide-ide yang paling konkret yang paling mudah untuk dipecahkan. Oleh karena itu upayanya mudah dan hasilnya rendah.
• kategori berikutnya merupakan masalah yang mudah diidentifikasi, tetapi jika diimplementasikan, ide ini akan mendatangkan hasil yang lebih besar bagi perusahaan.
• kategori tinggi-sulit adalah masalah yang sulit diidentifikasi tetapi memiliki hasil yang besar bagi perusahaan.
• yang terakhir adalah masalah yang sulit diidentifikasi dan mendatangkan hasil yan rendah bagi perusahaan. Kategori yang terakhir tentu saja tidak banyak yang menginginkan isu-isu tersebut, maka sebaiknya yang masuk dalam kategori tersebut dihilangkan saja.

Mempresentasikan Ide

Fasilitator menghadirkan jajaran top management untuk mendengarkan hasil dari brainstorming ide dari karyawan yang mereka akan presentasikan langsung atau bisa diwakilkan oleh tim fasilitator. Isi presentasi adalah rangkuman ide tadi yang telah dikategorisasikan sehingga komunikasi ke top management akan lebih efektif. Perihal ini akan mendorong terjadinya pengambilan keputusan yang cepat dari atasan mengenai kemungkinan pelaksanaannya, dan juga mendorong percepatan terhadap pembaharuan yang sebelumnya sering terhambat oleh birokrasi ataupun kurangnya informasi atau data yang akurat untuk mengambil sebuah kesimpulan yang benar.

Apresiasi Karyawan

Selanjutnya langkah terakhir adalah top management mengapresiasi semua tim yang terlibat dan tentu saja ide dan paparan siapa yang paling brilliant dan bisa dijalankan untuk memajukan perusahaan. Ketika karyawan diapresiasi tentu saja semangat perubahan menjadi lebih baik akan muncul baik bagi yang menerima apresiasi maupun yang belum menerima untuk lebih baik lagi di kesempatan selanjutnya.

Demikian beberapa langkah yang bisa dijalankan pimpinan untuk membantu dan menjadikan habit di perusahaan supaya agent of change ini tercipta.

Untuk langkah detail, serta ingin dibantu perihal konsultasi pengembangan perusahaan maupun pelatihan kompetensi pengembangan skill dapat kontak ke davita@digitalinovasitalent.com.

Become a strong leader but still humble!